採用活動でスカウトメールを送付したいと考えているけれど、「どのようなメールを送れば効果が出るのかわからない」と悩む人もいるのではないでしょうか。この記事では、開封率が高まるスカウトメールの詳細と、注意点について解説します。これからスカウトメールを使って採用活動を行う場合には、ぜひ参考にしてみてください。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、自社の求人に対して応募していない人材に、直接アプローチするメールのことを意味します。会社側が積極的な採用活動を行う手段の1つであり、転職活動をしていない潜在的な転職層や、有望な人材を探し出すために用いられるケースが多いです。採用広告を出すだけでは、想定していた数や人材からの応募がこないこともあります。そこでスカウトメールと採用広告を両方運用し、応募者数の増加を図ることが考えられます。

スカウトメールが必要な理由

会社側からの積極的なアプローチであるため、人材のリサーチ・採用競争の優位性を得られます。求職者側に新たなキャリアチャンスを提示することができ、応募意欲を引き出すことも可能です。このようにスカウトメールは、求職者と会社の双方にとってメリットがある採用方法です。そのため、人手不足の解決を期待できる採用方法として、スカウトメールの必要性が高まっています。

スカウトメールの種類

採用活動に使用されるスカウトメールには、さまざまな種類があります。以下では、スカウトメールの種類とそれぞれの特徴について解説します。

ダイレクトに送るスカウトメール

スカウトメールには、個人に対してダイレクトに送付するタイプのメールがあります。相手の特徴や転職活動の状況、求める職場の条件などを考慮し、それぞれにあわせたオリジナルのスカウトメールを作成します。個人に対して直接的なアピールができるため、文言やキャッチフレーズを工夫することで、開封率を高められます。

ダイレクトリクルーティングのスカウトメール

個人の求職者にダイレクトに送付するスカウトメールには、「ダイレクトリクルーティングのスカウトメール」があります。特定の候補者にメッセージを送付し、直接雇用を実施するダイレクトリクルーティングにつなげます。対象者のキャリアやスキル、プロフィールを熟読し、興味を持っていることを示す文章を作成する必要があります。また、求職者からの返信を考慮して、適切なコミュニケーションを取れる準備をすることも重要です。

複数人に送るスカウトメール

スカウトメールには、複数人に対しての送付を前提とした種類もあります。複数の転職希望者に対してスカウトメールを送付し、自社にマッチした人材からの返信を待つスタイルとなります。複数人を対象にすることから、ある程度汎用性があり、多くの求職者に刺さる言葉を使用することが望ましいです。また、多数の返信があることを想定し、メールの進捗を管理するツールの導入や担当者の設定も必要になります。

メルマガ

メルマガは、メールをきっかけにして求職者をみつける方法の1つです。適切な配信タイミングや頻度を設定し、関心を持つ求職者に訴求することで成果を上げることに期待できます。自動送信が可能であるため、1度設定すれば手間をかけずにスカウトメールの送信が実行できます。いきなり転職を促すのではなく、まずは転職活動に有益な情報や、自社に関する魅力を提供します。継続して送信を続けることで、興味を持ってもらうことが、メルマガの目的の1つです。

求人媒体のスカウトメール

求人媒体などで一定の条件に合致した多数の候補者に、メールでスカウトを送る手法です、求人募集への応募数を多く集めるために、スカウトメールを利用するケースもあります。メール配信ツールを活用することで、一斉送信が可能になるため、多数の候補者に向けたスカウトが容易に行えます。複数人の採用を検討している場合などに、有効なスカウトメールの種類となるでしょう。

スカウトメールの開封率を高める方法

スカウトメールを使った採用活動を進めるには、「開封率」を高めることが重要です。どれだけ魅力的な文章を構築できても、開封してもらえなければ意味がありません。以下では、スカウトメールの開封率を高めるための方法について解説します。

メールの件名を工夫する

メールの件名を工夫することは、スカウトメールの開封率を高める方法の1つです。具体的には、受信者の興味を引く言葉や、独自性の高いキーワードを使うことで、「開封してみたい」と思わせることが可能です。迷惑メールに分類されないように、具体的で正確な表現を記載するように意識し、感情を煽るような言葉を避けることが重要です。件名に表示できる文章は短いため、何度も修正して短文でもわかりやすい内容を構築することもポイントです。

登録者にアプローチする

求人サイトなどの登録者にアプローチすることで、スカウトメールの開封率を高めることが可能です。求人サイトを使っている人材は、転職に意欲があると判断できます。そのため、求職者は送信されたスカウトメールに対して、興味を持つ可能性が高いです。スカウトメールには、登録者が求める条件にあった職種や給与、勤務地などの情報をメール内に含めることが重要です。

相手のプロフィールを細かくチェックし、必要な情報を漏らさず記入して、返信を受け取れるように工夫しましょう。求人サイトなどの新規登録者に対して、自社を紹介するスカウトメールを送付してアプローチすることもおすすめです。

開封してもらえそうな時間に送信する

求職者が開封しやすい時間帯を狙って、スカウトメールを送信することも大切なポイントです。相手が仕事をしている日中の時間帯などは開封がしにくく、そもそも受信に気づかない可能性もあるでしょう。朝や昼休み、終業後などの時間帯に送信することで、開封率が高まる考えられます。開封率を向上させるためには、送信タイミングまでしっかりと計画し、相手にみてもらうための工夫を凝らす必要があります。

応募者が持つ疑問や不安を解消する

スカウトメールを送信する際には、応募者が抱える疑問や不安を解消できる内容で構築することも重要です。例えば求めるスキルや経験、勤務地、待遇などの詳細を明確に伝えることで、募集時における応募者の不安を軽減できます。会社の文化や社風、採用プロセスについても詳しく説明することで、応募者の興味をかき立てて、応募率を高められる可能性があります。

ネガティブな文言を避ける

スカウトメールの内容・タイトル・件名には、ネガティブなワードを使わないように注意が必要です。例えば、「不採用になった場合は」といったネガティブな表現は避け、肯定的な表現に置き換えることがポイントです。業界の問題点や競合他社についても、批判的な表現は避ける必要があります。徹底的にネガティブな表現を排除し、ポジティブな言葉で表現するように努めることで、応募者の関心を得やすくなります。

会社の魅力を候補者目線で伝える

スカウトメールの開封率を高めるには、候補者目線で会社の魅力を伝えることが重要です。仕事内容や社風、福利厚生など、応募者が知りたい情報を提供できているか、内容のチェックが欠かせません。具体的な事例や数字を用いることで、より説得力を高めることも可能です。スカウトメールの件名にキャッチーなワードや事例を用いて、開封したくなるメールを作成することがポイントです。

スカウトメールの作成において避けたいこと

スカウトメールの作成時には、避けるべきポイントがあります。以下で紹介するポイントを踏まえてスカウトメールを作成することで、より効果的な採用活動が実現できるでしょう。

スマートフォンの画面に収まらないメールを作らない

メールの閲覧は、基本的にスマートフォンで行われます。スカウトメールの文章量が多すぎて、スマートフォンの画面内に収まらないと、開封率が下がったり、そのまま削除されてしまったりする可能性が高くなります。また、本文の文字数やフォントサイズ、レイアウト、画像サイズなどを注意して調整し、スマートフォンの画面内に収まるように工夫することが重要です。実際に作成したスカウトメールを、1度スマートフォンの画面で確認し、読みづらくなっていないかチェックするとよいでしょう。

専門的な内容を使ってしまう

スカウトメールの作成においては、専門的な内容や言葉を避けることもポイントです。専門用語や略語は、業界に詳しい人にしか理解されない可能性があります。中途採用だとしても会社独自の単語を気づかないうちに使っている可能性があるため、わかりやすい言葉を用いることが重要です。

会社の自慢話をする

応募者は自分自身のキャリアや将来について考えており、会社の自慢話に興味を持つケースは少ないです。そのためスカウトメールの内容が会社の実績や過去の栄光ばかりだと、最後まで読まれない可能性が高まります。会社の自慢話の代わりに、実際の仕事に関する具体的な情報を提供するなど、自社のビジネスに興味を持ってもらう工夫が重要です。自社に魅力があることを裏付ける具体的なデータなどは、積極的に公開することが望ましいです。

まとめ

採用活動においてスカウトメールは、効果的な手法の1つです。適切な内容やタイトルを構成できれば、転職希望者に自社をアピールできるきっかけになり得るでしょう。この機会にスカウトメールを基本や開封率を高める方法を確認し、採用活動に導入してみてはいかがでしょうか。採用活動をスピーディに進めるのなら、派遣サービスの利用もおすすめです。

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