昨今、さまざまな目的によりアナログ業務のデジタル化に取り組む企業が増加しています。デジタル化は、さまざまな言葉で言い換えられている場合もあるため、混乱してしまうこともあるでしょう。本記事では、デジタル化の概要、デジタル化が必要な理由や進める手順のポイント、また関連用語について詳しく解説していきます。デジタル化の検討に役立ててみてください。

デジタル化とは

デジタル化とは具体的に何を指しているのでしょうか。まずはデジタル化の基本を解説します。

アナログな業務をデジタル技術で変えること

デジタル化とは、業務処理に紙を用いるアナログな方法をデジタル処理に切り替えて、ペーパーレス化したりデータ化したりすることです。なおデジタル化は、デジタイゼーション、デジタライゼーション、DX（デジタルトランスフォーメーション）の3ステップで進めることが一般的です。

デジタル化のステップと種類

デジタイゼーションとは、データのデジタル化です。この段階ではアナログデータをデジタルデータに変換するだけで、プロセスそのものは変化させません。

次に行うデジタライゼーションは、ビジネスプロセスのデジタル化です。データをデジタルに変換するだけでなく、業務効率を改善するなど新たな価値を提供します。

そしてDXは、ビジネスモデルをデジタル化する作業であり、デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革することをいいます。

デジタル化の言い換えで使われる言葉

デジタル化の言い換えで、さまざまな言葉が用いられますが、それぞれの意味は少しずつ異なります。それぞれの意味をよく理解するため、以下で詳しく解説します。

DX化

デジタル化は「デジタライゼーション」を指すことが多く、事業の一部をデジタル化することで業務の効率化や品質改善を目的とします。しかし「デジタルトランスフォーメーション」の略であるDXは、デジタル化を組み合わせながら既存事業やビジネスモデルの在り方を変革させることを意味するため、事業や業務のデジタル化の先にあるものといえるでしょう。

電子化

電子化は、デジタル化で活用されるデジタル技術の手段のことです。たとえば、紙の請求書を使用していたのを電子請求に切り替える作業のように「紙媒体の電子化」として表現されるものを電子化といいます。なおデジタイゼーションは、データをデジタル化させることを指すため、電子化もこれに含まれます。

IT化

IT化とは、デジタル化を進める手段のことをいい、アナログ業務をデジタル化させるために情報技術を活用することを意味します。IT化の例には、ネット回線を使ったPOSレジサービスでの在庫管理や、Web予約システムの導入などが挙げられます。デジタル化を進めるために、業務のIT化は必要不可欠でしょう。

デジタル化が必要な理由

なぜこれからの事業では、デジタル化を導入したり、進めたりする必要があるのでしょうか。時代の流れだからというだけでなく、しっかりデジタル化する理由を把握して、デジタル化を検討しましょう。

働き方の多様化に対応するため

日本では、少子高齢化による労働人口減少が進んでおり、多くの企業で人材不足が続いています。
さらに多様化するライフスタイルへ柔軟に対応するためは、リモートワークの導入などデジタル化が必要です。デジタル化を導入できれば働き方の幅が広がるため、業務の効率化に加え、人材不足という課題を解決する足がかりにもなるでしょう。

競争力強化のため

世界各国でも政府がデジタル化を進めているなか、日本は世界のなかでもデジタル化が遅れている傾向にあります。事業や業務のデジタル化は、競合他社に対する競争力の強化や新規ビジネス創出にもつながります。そこで、より早くデジタル化を進めていけば、新しいサービスを提供できるほか効果的なマーケティングにもなるでしょう。

デジタル化をするメリット

デジタル化を推進すると、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。3つのポイントを解説します。

生産性・業務効率の向上

アナログ業務をデジタル化すると、業務の自動化ができるため業務効率が上がります。自動化されて人が作業する必要がなくなれば、それによって創出できた時間で、コア業務に集中できるようになるでしょう。

また、人の手で行う作業にはどうしてもヒューマンエラーが発生します。デジタル化が進めば業務が自動化されるため、ヒューマンエラー削減ができるようになります。またデジタル化により、業務の属人化も解消されれば、業務の可視化ができるため生産性向上にもつながるでしょう。

BCP強化ができる

デジタル化は、今後不測の事態が発生した場合にも、事業を継続させていくための業務方針や体制、手順などを計画しておく「BCP（事業継続計画）」の取り組みにもなります。

またデータをクラウド管理できるようにしておけば、離れた場所からでもアクセスできたり、データ消失も防げたりするため、不足の事態への備えになるでしょう。

新たなサービスやビジネスの創出

デジタル技術の活用で、時代にマッチした新たなサービスの提供も可能になります。デジタル化により、AIやAR、VRなどのデジタル技術を用いた利便性の高いビジネスの創出ができるようになります。

デジタル化に向いている業務例

デジタル化が進んでいない企業は、どの業務であればデジタル化への着手がしやすいかや、何をデジタル化すべきなのかがわからない場合もあるでしょう。そこでデジタル化に向いている業務の一例を解説します。

帳票業務（契約書・請求書など）

帳票業務では電子契約などのシステムを活用すれば、申請から承認まで電子署名によって、紙を用いることなくシステム上で完結させられるようになります。

手間が省けるだけでなく、紙保存で必要だったファイリングの時間や保存場所の削減にもなり、業務効率も向上します。さらにロボットによる業務自動化（RPA）などを導入すれば、照合の自動化も可能です。

コミュニケーション・対応業務

コミュニケーションについてはデジタル化によって、オンラインビデオ会議やチャットでやり取りができるようになります。テレワークに対応できるため、場所の用意や移動時間などを削減できるため、時間もコストも削減可能です。

また、クライアントからの問い合わせ対応にAIの自動返答やチャットボットなどを活用すれば、人件費の削減もできるでしょう。

プロジェクトの管理業務

プロジェクトの進捗管理やタスク管理をデジタル化できれば、一元管理で全体での共有が可能になり、プロジェクトに関わるメンバーが一目で素早く状況を把握できるようになります。

さらにリマインダー機能をはじめ、便利な機能を活用すれば、業務進行やコミュニケーションがよりスムーズに行えるでしょう。

デジタル化を進める手順

デジタル化を適切に進めるためには、計画的なプロジェクトの遂行も重要です。以下でデジタル化に必要な手順を解説します。

1.目的・目標の設定

まずはデジタル化を導入する目的や目標を定めます。目標は「売り上げを120％に引き上げたい」や「従業員の月間業務時間を5時間減らしたい」など具体的な数字で表すことで、達成度も明確になります。

2.アナログ業務の課題を洗い出す

目標を達成するためには、業務の生産性を上げていく必要があります。そのため現状のアナログ業務をピックアップし、それぞれの問題点を分析していきましょう。その際に現状だけでなく、今後はどのようになったら理想なのかも一緒に考えます。

ピックアップした業務全てをデジタル化する必要はありません。それぞれデジタル化が必要か現状は不要かを検討し、必要なものから着手していきます。

3.システムやツールの検討

デジタル化させる業務を決めたら、その業務をデジタル化させられるツールを選定していきます。
デジタル化は、既存のツールを用いて自社のみで対応できるものだけでなく、システムやアプリの開発などをシステム開発会社へ依頼する必要がある場合もあります。それぞれの業務によってどちらで進めていくかを判断しましょう。

4.業務へのフィッティング

ツールが整ったら、実際にデジタル化を実施して実業務にフィットさせていきます。しかしいきなりアナログだったものをデジタル化すると、現場が混乱してしまう可能性もあります。
スムーズに切り替えていくためには、必要に応じて導入ツールの教育・研修や実業務との調整、人員の再配置などのフィット作業をしながら進めましょう。

5.効果測定と改善

デジタル化を実施したら、定期的に効果測定を行い、効果を検証しましょう。その際は、あらかじめ設定していた目標への達成率も測定し、未達であれば目標に達するための改善策を検討し、改善策を講じる必要があります。

デジタル化を成功させるためのポイント

最後に、デジタル化を実現させるだけでなく、成功と呼べるものにするためのポイントを解説します。自社でデジタル化を実施する際には、この2つのポイントを押さえた進め方を検討してみてください。

社内全体のプロジェクトで進める

業務のデジタル化は、一部の部署やメンバーだけで進めず、社内全体のプロジェクトとして取り組みましょう。またプロジェクトを成功に導くためは、現場の人だけでなく経営層を巻き込み、従業員全体からの理解を得て進める必要があります。

プロジェクト遂行のロードマップを作成して状況確認をし、全体を把握しながら各部門と調整を行い適切に進行しましょう。

適切なツールの選定と導入

課題解決に重要なのは、業務をデジタル化させることではなく、デジタル化による生産性の向上です。そのため複雑な仕組みや、手間のかかるツールは用いず、従業員の使いやすさを重視したツールの選定が重要です。

現場の従業員から実際の使い勝手や業務への影響などのフィードバックを集めながら、導入を検討したり、導入後の改善策を検討したりするようにしましょう。

まとめ

労働人口が減少傾向にあるなか、従業員の多様性への対応による生産性の向上や、新たなビジネスの展開には、業務のデジタル化が必要不可欠です。導入目的を明確にし、会社全体のプロジェクトとしてデジタル化を検討していきましょう。

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