＊グループ会社を吸収合併するためクラウドサービスも統廃合する必要がある
＊M&Aによる会社の合併で、クラウドサービスを一本化しなければならない
 
こんなとき、情シス部門は、クラウドサービスの移行を最前線で対応しなければならないため大変です。

とくにメールシステムのデータ移行については、検討するべき項目が非常に多いため、
悩みの種となってきます。

『メールデータの移行時に、検討するべき項目はなんだろう・・・』
『そもそもどうやって、メールを移行しようか・・・』
 
連載1回目の今回は、メールデータ移行する際の移行方法と、検討しなければならない項目について、Microsoft 365への移行例で解説していきます。

メールデータの移行方法

まず、Microsoft 365へのメールデータ移行方法として、無料で行う方法と、有料で行う方法の
2パターンがあります。
 
＊無料パターン
Microsoft 365には無料のメール移行機能が付いており、IMAP形式やGoogle Workspaceからの移行が可能となっています。

一番の強みは有料ツールと比べてライセンス費用が発生しないことです。
限られた予算の中で移行が必要な場合や、移行データがメールのみで他のデータは対象外
である場合などは無料ツールの利用検討も十分可能です。

＊有料パターン
クラウドサービスへのデータ移行に特化したサービスも数多く発売されています。
CloudiwayやBitTitanなどの名前を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。
 
有料ツールの強みとしては、無料ツールと比べて
・移行できるメールシステムの種類やサービスの種類が多い
・移行時の管理がしやすい
・移行結果に対するサポートがきめ細かい
などが挙げられます。
 
▽メールアーカイブの移行について
 メールアーカイブについては追加移行作業が必要となるため、注意が必要です。
 
セキュリティポリシーにより監査目的などの観点から、メールアーカイブを取得されている場合があります。
退職済みの従業員のメールや、従業員がメールボックス上で完全に削除したメールも、アーカイブを取得している期間はアーカイブデータ領域内に、それらのメールデータが存在します。
 
通常、メールデータの移行は既存システム上のメールボックスから、新環境上のメールボックスへ1対1でデータ移行を行うため、上述のアーカイブデータ領域内のデータは含まれません。
そのためメールアーカイブは追加移行作業など対応が必要となります。

 メールデータ移行時に検討しなければいけない項目

メールデータ移行時に検討しなければいけない項目として、以下の3点が挙げられます。

＊データの移行可否確認
＊フォルダ振り分けとメールデータ容量
＊カレンダーデータの移行

 データの移行可否確認

メールデータの移行時にはメールアイテムだけでなく、様々なデータの移行可否を確認する必要があります。

たとえば、メールアイテム自体は移行可能ではあるものの、フラグなどの属性情報についてはメールシステムにより種類も異なるため、仕様の差異により一部の属性は移行できない場合があります。
 
また、従業員が利用する際に個人ごとに設定する署名や、メール受信時の自動振り分け設定、自動応答の設定なども基本的には移行ができないため、移行後にはユーザーに再設定をしてもらうなど、事前の移行可否の確認、従業員への周知が必要です。

フォルダ振り分けとメールデータ容量

上記の課題でも触れましたが、メール利用時に管理をしやすくするために自動で振り分けをしている従業員も多くいらっしゃると思います。

標準的な機能の1つとして、メールシステムによっては1つのメールアイテムに対して複数の属性を付与することが可能です。（例：「〇〇社」「〇〇プロジェクト」「自分宛」など）

このような、複数の属性が付与されたメールを移行する際、移行ツールによっては移行先で複数のメールアイテムとして作成される場合もあり、移行先のメールボックスの容量を圧迫してしまう要因となります。
 
容量が増えると、場合によってはライセンスに定められているメールボックスの容量制限いっぱいとなり、ライセンスのグレードアップやアーカイブライセンスの追加購入といった検討も必要となるため、注意が必要です。

カレンダーデータの移行

移行ツールによっては、メールデータの移行ライセンスにカレンダーや連絡先の移行も実施できるものがあります。

過去の予定を参照したい、未来の会議を移行先のシステムで再度登録するのは手間がかかるといった理由から、カレンダーの移行を希望される方も多いでしょう。
 
そんなカレンダーデータの移行時に注意する必要があるのは、会議室や備品の予約です。
メールシステムによっては、カレンダー上で会議室や備品の予約状況が確認でき、会議予定をカレンダー上で作成する際に会議室や備品についても、あわせて予約するといった使い方ができます。
 
これら設備関連について、それぞれの設備側に予約情報を保持していることが多く、ユーザーのカレンダーデータを移行するだけでは、会議室や備品の予約情報が紐付きません。
結果、移行先のカレンダー上では他の従業員が同じ日時に予約ができてしまうなど、運用に問題が発生してしまいます。

これを解決するためには従業員と同様に会議室や備品についてもデータの移行対象に含めることで、移行先でも予約情報を保持した形とすることができます。

まとめ

今回はメールデータの移行をテーマによくある課題を解説してきました。
検討事項が非常に多いなと感じられた方もいらっしゃると思います。
 
・無料の範囲内でやるのか、有料ツールを利用するのか？
・データ移行時に発生しがちな課題にどう対処するのか？
 
実際に、多くの企業様がデータ移行のプロジェクトを行う際に、上記の課題検討にたくさんの時間を使っております。
またアウトソースする場合には、委託先の選定にも時間がかかりますので、この期間も考慮しなければならないため、注意が必要です。
 
次回以降は、ファイル、サイト、チャットツールといったデータの移行について取り上げていきたいと思います。

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※この記事は、公開時点の情報をもとに作成しています。