社内業務の負担を減らすためには、BPOの導入が有効です。当記事では、BPOの概要や導入するメリットについて、わかりやすく紹介します。BPOの導入を検討している人はぜひご覧ください。

BPOとは

BPOとは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略です。企業が自社の業務の一部を外部のサービスプロバイダーに継続的に委託することを指します。

特に、自社にノウハウが不足している業務や、コア業務以外の業務におけるアウトソーシングを指すのが一般的です。具体的には、バックオフィス、コールセンター、ヘルプデスクといった業務で利用されています。

BPOの需要が高まっている背景

ここでは、BPOの需要が高まっている背景について解説します。

経営環境の変化

経営環境の変化は、BPOの需要の高まりに影響をもたらしています。近年、経営環境の変化は目まぐるしく、手掛ける事業において必要な業務の専門性や流動性も高くなっているため、BPOの需要が高まっています。専門的な知識とノウハウを持ち、変化にすばやく対応できるBPOの重要性が増しているといえるでしょう。

人材不足

現代社会では、多くの業界で深刻な人手不足が問題となっています。適切な人材を確保することがますます難しくなっており、この課題を克服するためにBPOが有効な解決策として注目されています。

BPOを導入すれば、必要な業務を専門的な外部リソースに委託可能です。それにより、企業は限られた内部リソースを、より重要な業務に集中させられます。

BPOと業務委託の違い

業務委託とは、自社業務の一部を切り出して外部に委託することを指します。一方BPOは、業務設計や課題の分析、改善策の提案、実施などを総合的に進めるものです。

単発ではなく継続的に実施するため、業務委託と比較すると契約期間が長く、業務範囲が広い点がBPOの特徴です。

BPRとの違い

BPOとよく似た言葉に、BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）があります。BPRは、業務を最適化・効率化するために行われるものです。

BPOとの違いとしては、BPRは経営の抜本的な改革を目的としている点が挙げられます。

なお、BPRを実行する手段として、BPOを取り込むことが効果的な場合もあります。

BPOの契約形態

ここでは、BPOの契約形態について解説します。

準委任契約

準委任契約は、法律行為ではない事実行為を委任する際に用いられます。業務が完遂されたかどうかが重要視され、成果を得られるかどうかは問われません。作業期間が終わると、契約も終了します。

請負契約

請負契約も、BPOの契約形態として用いられます。受託者が「業務の達成」を約束し、その対価として発注者が報酬を支払う契約形態です。

請負契約では、受託した業務を達成し、生まれた成果物を納品しなければなりません。外部の専門家に仕事を委託するため、高度な専門性や技術を活用できる点がメリットです。

BPOを導入するメリット

ここでは、BPOを導入するメリットについて解説します。

コア業務にリソースを集中できる

BPOを導入すれば、ヒト・モノ・カネといった貴重な社内リソースの浪費を防ぎ、コア業務に集中したリソース配分ができます。結果的に、自社サービスや生産性の向上が図られ、企業の競争優位性が高まるでしょう。

また、ノンコア業務であれば、外部委託しても問題が起こりにくいです。自社で行う必要がない業務は、積極的に委託することをおすすめします。

コスト削減

自社で業務を運用する場合、業務量に関わらず一定額が発生し続けるため、売上が変動しても固定費の支出は変わりません。ITシステムの保守・運用費や、システムにかかわる従業員の給与は、業務が少ない時期であっても毎月かかります。

しかし、BPOを行えば、固定費として計上されていた費用を変動費として扱えます。業務量に応じて支出が変わるため、閑散期にはコストカットが可能です。

業務の品質が上がる

業務の品質向上も、BPOを導入するメリットの1つです。専門業者は、多くの企業から業務を受託している経験とノウハウを持っており、高いレベルでの業務遂行が期待されます。豊富な経験やノウハウを生かして、人材の雇用や育成に関する業務を任せることも可能です。

BPOを導入するデメリット

ここでは、BPOを導入するデメリットについて解説します。

社内にノウハウが蓄積されない

社内にノウハウが蓄積されない点は、デメリットの1つです。業務を外部委託すると、社内で実務を行う機会はほとんどなくなり、結果として業務のノウハウがたまりにくくなります。また、移行した業務を社内に戻しにくくなる可能性もあるでしょう。

社内にある程度のノウハウを蓄積しておきたい場合には、委託先と綿密にコミュニケーションを取り、任せる業務の割合や進め方を相談しましょう。

従業員のモチベーションが低下する恐れがある

BPOを導入する際には、従業員への配慮が不可欠です。導入による配置換えやリストラの可能性といった不安から、従業員のモチベーションが低下してしまうかもしれません。従業員のモチベーションを保つためには、丁寧に趣旨を説明するといった取り組みを実施するとよいでしょう。

BPOを依頼する業者の選び方

ここでは、BPOを依頼する業者の選び方について解説します。

実績から選ぶ

BPOを導入する際には、まず業者の実績を確認しましょう。実際に成果を挙げている業者であれば、安心して業務を任せられます。業界での知名度やBPO業界での経歴の長さも、信頼できるか業者かどうかの判断基準になります。

セキュリティから選ぶ

BPOを導入する際には、セキュリティ面の確認も重要です。業務を依頼するという性質上、BPOによって企業の機密情報や顧客情報の漏洩といったリスクが高まる可能性があります。リスクを少しでも抑えるために、認証資格の取得有無やセキュリティ品質基準などを確認するとよいでしょう。

コストから選ぶ

BPOを導入する際には、コスト面も十分に確認してください。特に、コストと品質が合っているかを重視しましょう。いくらコストが低くても、業務内容の品質が伴っていなければ導入した効果が薄れてしまいます。あらかじめBPO導入の目的や範囲を明確にしておくことで、適切な業者を選定できます。

BPOを導入する際の注意点

ここでは、BPOを導入する際の注意点について解説します。

入念に準備をする

BPOを導入する際には、十分な事前準備が必要です。外部の業者と円滑に協力関係を築くためには、明確な計画と準備が求められます。

BPOには、社内で行う採用や教育よりも短期間で結果を出せるというメリットがある一方で、準備が不十分な場合はトラブルにつながる恐れがある点に注意しましょう。適切に準備をすれば、導入後のトラブルを最小限に抑え、労力やコストを削減できます。

情報漏洩対策をする

BPOを導入する際には、情報漏洩対策を十分に行いましょう。BPO実施時には、委託先と財務情報や個人情報などを共有しなければなりません。そのため、厳しくセキュリティに配慮する必要があるでしょう。コンプライアンスが重視される現代では、情報漏洩は企業の存続もかかわる重大インシデントです。

まとめ

もし自社のみで業務を進めることが難しい場合には、BPOによって専門業者に委託をすることが有効な選択肢です。得られるメリットとデメリットを比較し、どの業務を任せるのかを検討しましょう。

アイエスエフネットは、ITインフラエンジニアを派遣するサービスを提供しています。ITインフラエンジニア派遣サービス専門としては国内最大級であり、派遣するITエンジニアの多くは正社員で雇用しています。ITインフラに関して外部委託を検討している場合は、ぜひお問い合わせください。

アイエスエフネットのITインフラエンジニア派遣サービスの問い合わせはこちら

アイエスエフネットがIT担当者の課題を解決！

​​​​​​​