社外の業者が自社に入館する際や、サーバールームに立ち入る際に、都度担当部署へ入館申請をすることがあると思います。
いちいち紙の申請書を出したりメールで申請するのは、申請者にとっては手間がかかりますし
担当部門にとっても管理しにくいですよね・・・

「PowerApps初心者が作ってみたシリーズ」第3弾の今回は、PowerAppsで入館申請アプリを作成してみました。

今回も詳しい手順を記載した特典を用意しております！

入館申請アプリ

最終的にできあがったアプリの画面イメージはこちらです。

必要項目を入力して申請ボタンを押すと承認担当者に通知が届き、申請を行うことができます。

シナリオ作成と実現に向けた機能の洗い出し

まずはシナリオ作成とその実現に向けた機能の洗い出しをします。

シナリオ（どのように使用していくのか）

1. 申請書の記入
2. 申請
3. 承認担当者に通知が届く
4. 承認担当者は申請内容が確認できる
5. 承認ができる

必要な機能

• アプリを開いたら、申請書を入力できる
• すべて終わったら「申請する」ボタンを押して申請できる
• 申請すると担当者にメールで通知が飛ぶ
• 申請内容のリストを保存でき、担当者は確認ができる

使用するツールと構成

使用するMicrosoft製品は、Power Apps, SharePoint, Power Automate, Teamsです。

• Power Apps
• SharePoint（申請された情報を管理する場所）
• Power Atomate（承認担当者に通知をする）
• Teams（申請から承認・通知など、全ての作業をTeams上で行なう）

今回の構成は以下のように考えました。

1. 申請者がアプリ上で入館申請
2. 申請データがSharePoint内のリストへ登録される
3. 承認担当者へメール通知が届き、承認の可否についてSharePointリストを更新する
4. データを一覧で確認したい場合は、SharePointリストを参照する

作成手順

作成の手順は以下の通りです。

1. SharePointリストを作成
2. Power Appsでアプリ作成
3. Power Automateで通知・承認フローの作成
4. Power AutomateとPower Appsを連携させる

SharePointリストを作成

それでは手順1.SharePointリストの作成から行っていきます。
今回は、承認を担当する部署を「警備室」としてグループをつくり、SharePointサイトを作成します。
SharePointサイトには、入館申請のデータを保存するリストを作成します。

リストに登録するデータの列名は以下にしました。

• 申請した日
• 入館する日
• 入館する期間
• 入館者の名前
• 入館者の会社名
• 入館者の連絡先
• 入館する理由
• 入館するフロア
• 申請状況

ここまで出来たら、イメージ通りのリストになっているか確認するため、SharePointリストにテストでデータを入力します。

テストデータが入っているほうがアプリ作成時もイメージが湧きやすいため、この段階で入力しておきましょう。

※詳しいSharePointリストの作成手順については以下の記事にて紹介しています。

Power Apps編集画面について

次にPower Appsでアプリの作成を行なっていきます。
本記事では、Power Apps編集画面の機能についてご紹介します。

SharePointリストから作成するアプリは、3画面構成のアプリで仮作成されます。
Power Apps編集画面には、大きく3つの機能があります。

1. ツリービュー
2. ホームタブ
3. ラベル

ツリービュー

[ツリービュー] の下の [画面] には、3画面構成のそれぞれの画面があります。
クリックすると、画面を切り替えることができます。

以下は、各画面の詳細です。

ホームタブ

ホームタブには、以下のような機能があります。

ラベル

ラベルを選択すると、選択したラベルに対しての詳細な設定が右側に表示されます。
ここで設定できる項目の多くは、ホームタブからも設定できます。

PowerAppsで入館申請アプリをつくってみよう

今回作成した入館申請アプリの詳しい作成手順は、こちらの資料でも紹介しています。

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PowerAppsで作成したアプリより申請すると、承認担当者へメール通知が届き、承認の可否についてメール上でSharePointリストを更新することができるまでの実装が可能です。
ぜひご活用ください！

まとめ

今回は、PowerAppsで入館申請アプリを作成する手順と、PowerAppsの主な機能をご紹介しました。
PowerAppsはエンジニアのような専門知識がなくても、Microsoft365の環境があれば
簡単に業務を効率化させるアプリを作成することができます。
エンジニアに任せず、現場で、現場に即したアプリを作れるため、DXを進める大きな手助けとなるでしょう。

今回の記事を読んで、

「もっと現場に即したアプリをつくってみたい」
「Microsoft Power Apps、Microsoft Power Automateを活用したいけれど
　はじめから自力は難しそう……教えてほしい！」

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※この記事は、公開時点の情報をもとに作成しています。