Power Automateで定期連絡を自動送信しよう！

2023-06-08（更新：2024-06-28）Hasegawaクラウド

社内で、毎月定期的に同じような案内をメールやTeams、Slackで送信することはありませんか？
きっとどの会社でも発生している業務かと思います。

担当者は、毎月「この日に、このお知らせをしなくては！」と自分のスケジュールに予定を入れて管理しているかと思いますが、いっそその作業ごと自動化してしまえば、とても楽になるでしょう。

今回は、Power Automateを使って定期連絡を自動送信できるようにする方法をご紹介します。

PowerAutomateについては以下の記事でも解説しています。

Power Automateの使い方を分かりやすく解説！初心者でもできる業務改善アプリ Power Automateとは何か、できることやメリットなどを中心に、Power Automateで承認フローを作成するための準備段階までを解説します。とても簡単に作業の自動化が実現できるので、業務効率化にお悩みの方は必見です！株式会社アイエスエフネット

目次[非表示]

1.毎月の定期連絡を自動化したい
2.Power Automateで定期連絡の自動化フローを作成しよう
3.まとめ
4.Power Platformトレーニングパッケージ

毎月の定期連絡を自動化したい

今回は、「毎月末の勤怠入力締めの連絡」を題材にします。

当社の勤怠入力の締め日は毎月末です。
メンバーの勤怠未入力を防ぐため、上司が「今日は締め日だから入力を忘れないでください〜」と部内Teamsに通知をしてくれるのですが、上司が忙しく通知ができなかったりすると、入力をうっかり忘れてしまうメンバーも出てくるでしょう。

そのようなときに、通知をPower Automateで自動化していれば、上長の手間が省け、通知漏れもなくなり、メンバーの勤怠未入力を防げるでしょう。

Power Automateで定期連絡の自動化フローを作成しよう

Power Automateには、作成できるフローの種類がいくつかあり、その中に[スケジュール済みのクラウドフロー]というものがあります。
これは、作成したフローを実行する日時や間隔を指定できるもので、今回のように毎月1回、定期的にお知らせしたいという場合には[スケジュール済みクラウドフロー]を作成していくのが良いです。

では、さっそく作成していきます。
Power Automateの画面左メニューの[作成]を選択し、いくつか表示されているフローの種類から[スケジュール済みクラウドフロー]を選択します。

次の画面では、下記のように指定します。

フロー名：任意のフロー名を入力
開始日：月末31日を指定する（31日に指定することで30日までしかない月でも30日にフローが開始されます）
時間：開始する時間を指定する
繰り返し間隔：1か月

すべて指定できたら[作成]をクリックします。

フロー編集画面が開きます。
[Recurrence]の部分をクリックします。

さらに[詳細オプションを表示する]をクリックします。

下記のように指定します。

タイムゾーン：(UTC+09:00)大阪、札幌、東京
開始時刻：末尾にある[Z]を削除

※日付時刻の末尾に Z がある場合は、UTC 時刻であることを意味しますので、タイムゾーンを指定していても日本時間に変換されなくなってしまいます。

そして、[新しいステップ]をクリックします。

検索欄に[Teams]と入力し、Teamsに関連するアクションの中から[チャットまたはチャネルにメッセージを送信する]を選択します。

投稿者を指定します。
[ユーザー]を選択すると、フローのTeamsコネクタにログインしているユーザー (通常はフローの所有者) としてメッセージが投稿されます。
[フローボット]を選択すると、個々のユーザーではなくフローボットとしてメッセージが投稿されます。
今回のフローでは、[フローボット]を指定します。

投稿先・Team・Channeでlは、投稿したいTeams内のチームとチャネルを指定します。
プルダウンから作成者が参加しているチーム名等が表示されますので、その中から選択できます。

Messageには投稿したいメッセージを入力します。

すべて指定できたら[保存]をクリックします。